Aktualności

Nadgodziny a kontrola czasu pracy

Nowoczesne systemy służące do kontrolowania czasu pracy pomagają nie tylko weryfikować czas pojawienia się pracowników w firmie, wyjścia z niej czy korzystania z przerw, ale także zliczać nadgodziny i tym samym ułatwiać pracę działu kadr, a pracownikom zapewniać wypłatę odpowiadającą rzeczywistej liczbie przepracowanych godzin. Dlaczego warto zainwestować w takie rozwiązania i jakie firmy decydują się na ich zastosowanie?
Rejestracja czasu pracy – obowiązek prowadzenia ewidencji nadgodzin
Pojęcie nadgodzin zostało uregulowane w art. 151 par. 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym za pracę w godzinach nadliczbowych uznawana jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz pracy w godzinach nadliczbowych jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, którego nie wolno bagatelizować. W przypadku nadgodzin jest to niezwykle istotne przede wszystkim ze względu na wynikający z przepisów Kodeksu obowiązek wypłacania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Dodatki wynoszą 50% lub 100% wynagrodzenia – drugi przypadek dotyczy pracy w nadgodzinach przypadających m.in. w nocy oraz w niedziele i święta.
Jak działa kontrola czasu pracy w nowoczesnym przedsiębiorstwie?
Duże firmy coraz częściej decydują się na odejście od tradycyjnych sposobów ewidencjonowania czasu i stawiają na nowoczesne systemy, które automatycznie rejestrują godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. System opiera się na układzie czytników rejestrujących wejścia i wyjścia pracowników.
Czytniki umieszczone są przy drzwiach wejściowych do budynku, a osoby zatrudnione rejestrują się poprzez przyłożenie indywidualnie wydanej dla każdego karty. Systemy kontroli czasu pracy wykorzystują też nowoczesne czytniki biometryczne, np. reagujące na linie papilarne, a coraz popularniejsza staje się również tzw. fotorejestracja, polegająca na wykonywaniu zdjęć osobom zbliżającym kartę do czytnika.
Kontrola czasu pracy – dla kogo?
System rejestracji czasu pracy to doskonałe narzędzie, które zdecydowanie ułatwia pracę działów HR. Pozwala on na wyeksportowanie danych do zewnętrznych programów, np. kadrowo-płacowych, a także na tworzenie przydatnych raportów i bilansów, które można w każdej chwili wydrukować.
Na profesjonalne systemy ułatwiające rejestrowanie czasu pracy często decydują się duże firmy, np. korporacje, zakłady produkcyjne i przedsiębiorstwa oferujące zatrudnienie w systemie 3- i 4-zmianowym. Rozwiązania te znakomicie sprawdzają się w firmach, w których zatrudnionych jest wiele osób.
Nie znaczy to jednak, że system rejestracji czasu pracy nie sprawdza się w małych firmach. Wręcz przeciwnie, zwłaszcza, że nie jest to drogie narzędzie.
Systemy kontroli i ewidencji to także świetne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, którym zależy na oszczędnościach – lepiej jest zainwestować w oprogramowanie, które precyzyjnie wyliczy czas pracy wraz z nadgodzinami niż zatrudniać kolejnych pracowników działu kadr.

Rejestracja czasu pracy pracowników zdalnych

Rejestracja czasu pracy to w przypadku pracowników zdalnych spory problem. Warto jednak zdecydować się na to rozwiązanie, bo ewidencja czasu pracy może przynieść firmie wiele korzyści.
Przedsiębiorcy działający w takich sektorach, jak IT czy branża reklamowa, muszą liczyć się z tym, że wielu pracowników będzie współpracowało z nim jedynie zdalnie. Takie rozwiązanie, mimo wielu zalet, wiąże się też z trudnymi dla pracodawcy wyzwaniami. Najpoważniejszym wśród nich jest chyba rejestracja czasu pracy. O ile bowiem narzędzia monitorujące pracowników stacjonarnych są szeroko wykorzystywane, to rozwiązania pozwalające na rejestrację pracy zdalnej nadal są rzadkością. Co oczywiście nie znaczy, że nie są już dostępne.
Rejestracja czasu pracy na odległość
Zdalna rejestracja czasu pracy jest możliwa dzięki upowszechnieniu się nowoczesnych technologii. Jest ona świetnym wyjściem dla pracodawców, którzy ze swoimi pracownikami zdalnymi rozliczają się nie według rezultatów pracy, a spędzonych nad danym projektem godzin. Rozwiązania tego rodzaju są też przydatne w przypadku firm, które poza główną siedzibą posiadają także mniejsze oddziały lub często prowadzą działalność zdalną, a ich pracownicy sporo zadań wykonują w delegacji.
Jak działają takie systemy?
Wbrew pozorom wprowadzenie do firmy takiego systemu nie wiąże się wcale z koniecznością zakupu drogiego sprzętu. W zależności od potrzeb pracownika i specyfiki jego pracy, rejestrowanie pracy może odbywać się za pośrednictwem specjalnej aplikacji na telefon komórkowy, poprzez zalogowanie się do systemu, w którym dostępne są też pliki niezbędne do wykonania pracy lub w inny sposób. Po zebraniu danych, system przesyła je do ogólnej bazy i w razie potrzeby może wygenerować raport dla pracodawcy – podobnie jak w przypadku ewidencji czasu pracy pracowników stacjonarnych.
Zdalna ewidencja czasu pracy – czemu warto?
Dla pracodawcy wprowadzenie takiego systemu wiąże się z dużymi korzyściami. Dzięki niemu bowiem może kontrolować czas pracy wszystkich pracowników – także tych, którzy swoje obowiązki wypełniają poza firmą. To z kolei przekłada się na zwiększenie dyscypliny w firmie i, tym samym, zwiększenie efektywności zespołu. Wdrożenie systemu ewidencji czasu pracy dla pracowników zdalnych wbrew pozorom nie wiąże się też z dużymi kosztami – zbędny jest między innymi zakup terminala i dodatkowych kart do odbijania.

Przedszkolak pod kontrolą – rejestrowanie obecności dziecka

W związku ze zmianami w polskim prawie, które nastąpiły w 2011 roku, przedszkola są zobligowane do rejestracji godzin, w jakich poszczególne dzieci przebywają na terenie placówki. Nowe obowiązki związane są z wprowadzeniem możliwości korzystania z bezpłatnej opieki nad dzieckiem przez 5 godzin dziennie. Jak działają elektroniczne systemy rejestracji obecności dziecka w przedszkolu i dlaczego warto w nie zainwestować? Czytaj dalej „Przedszkolak pod kontrolą – rejestrowanie obecności dziecka” →

Rozliczanie czasu pracy pracowników – co warto wiedzieć

Każdy pracodawca zobowiązany jest do rozliczania czasu pracy swoich pracowników. To, jak ma się to odbywać, regulują konkretne przepisy. Wszystko po to, aby czas pracy pracowników nie był nadmiernie wydłużany, a także po to, by za wykonywaną pracę pracownicy otrzymywali należne im wynagrodzenie. Jak rozliczać czas pracy pracowników? Co warto wiedzieć na ten temat? Czytaj dalej „Rozliczanie czasu pracy pracowników – co warto wiedzieć” →

Wady i zalety systemów kontroli dostępu

Nowoczesne systemy kontroli dostępu znajdują szerokie zastosowanie w różnego rodzaju obiektach: firmach, wielkich korporacjach, placówkach naukowych czy budynkach użyteczności publicznej. Celem ich wdrażania jest ochrona tych stref, do których wstęp mogą mieć tylko określone osoby. Są to między innymi pomieszczenia służbowe, magazyny, serwerownie, składnice akt czy inne obszary, które wymagają szczególnej ochrony. Czy warto decydować się na takie innowacyjne zabezpieczenia? Czytaj dalej „Wady i zalety systemów kontroli dostępu” →

Jak wybrać system rejestracji czasu pracy

Nowoczesne systemy rejestracji czasu pracy przydają się w każdym przedsiębiorstwie czy zakładzie – pomagają działom odpowiedzialnym za kadry prowadzić ewidencję pracowników, weryfikują liczbę przepracowanych godzin, a także chronią obiekt przed dostępem osób niepowołanych. Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy wybieraniu odpowiedniego systemu rejestrującego czas pracy? Czytaj dalej „Jak wybrać system rejestracji czasu pracy” →

Nowy moduł Time Expert 2.0

W związku z wejściem w życie ustawy dopuszczającej zatrudnianie pracowników w równoważnym systemie czasu pracy rozpoczęliśmy pracę nad nowym modułem programu Time Expert 2.0. Jego zadaniem będzie wsparcie planowania i rozliczania pracy w równoważnym systemie czasu pracy. Prace potrwają min. 2 miesiące. Będzie to prawdopodobnie pierwsze tego typu rozwiązanie w Polsce.

Możliwość generowania pliku txt lub xls

Dodaliśmy w programie Time Expert 2.0 w zakładce „Raport” możliwość generowania pliku txt lub xls , którego zadaniem jest eksportowanie danych sumarycznych (dziennych lub miesięcznych) zawierających informacje wynikowe (np. obliczony czas pracy, 50%, 100%, godziny nocne itd.) Format pliku, jego zawartość, kolejność pól, rodzaj zaokrąglania godzin nadliczbowych można samemu konfigurować za pomocą dodanego przez nas narzędzia.

Dodatkowy raport grupowy

Dodaliśmy w programie Time Expert 2.0 w zakładce rozliczenia dodatkowy raport grupowy, który zawiera na jednej stronie informacje o godzinach pracy i nadgodzinach grupy pracowników. Każda kratka to jeden dzień, a w niej znajduje się informacja o godzinach pracy i nadgodzinach (jeżeli wystąpiły).

Testy kontrolera MG6

Wciąż pracujemy przy testach naszego najnowszego kontrolera MG6. Testy pokazują już, że samo oprogramowanie kontrolera nie posiada większych błędów. Wkrótce rozpoczniemy próby podłączenia MG6 do Control Experta 3.0.

Funkcja autorestartu w czytnikach z serii GZR

W związku z informacjami płynącymi od naszych klientów, że czytniki serii GZR w sytuacji gdy są podłączone ON-LINE w programem Scanner Expert 2.0 lub Control Expert 2.0 i nastąpi chwilowa przerwa w łączności Ethernet nie zawsze resetują swój port komunikacyjny – co skutkuje utratą komunikacji, dodaliśmy do oprogramowania tych czytników funkcję autorestartu czytnika wykonywanego 3x dobę. Tego typu głęboki reset trwa około 4 sekund, nie powoduje utraty żadnych danych, a w przypadku zawieszenia portu komunikacyjnego spowoduje jego odblokowanie.

Funkcja robienia zdjęć kamerą IP

Na życzenie naszego Klienta, w Control Expert 2.0 dodaliśmy funkcję robienia zdjęć kamerą IP wywoływanego naruszeniem fotokomórki podłączonej do kontrolera DRACO. Pozwoliło to na wychwytywanie osób przechodzących przez otwarte przejście (przy wejściu do hali nie ma możliwości montażu drzwi) bez obowiązkowego odbicia karty. Efekt znakomity. Wszyscy zaczęli odbijać karty. Na pewno pomysł ten sprawdzi się w wielu innych sytuacjach.